Gratis Joomla Templates by Hostmonster Coupon
Launching Our Latest Product : eMedWeb ++++ New Release : eMedWeb Laboratory Information System (LIS)

Outsourcing Sistem Informasi Rumah Sakit

Category: Uncategorised Published on Saturday, 12 April 2014 Written by Ronny Loekito

A. Pendahuluan

Sistem informasi rumah sakit merupakan suatu pengelolaan informasi diseluruh seluruh tingkat rumah sakit secara sistematis dalam rangka penyelengggaraan pelayanan kepada masyarakat. Perkembangan Sistem Informasi Rumah Sakit yang berbasis computer (Computer Based Hospital Information System) di Indonesia telah dimulai pada akhir dekade 80’an.

Dalam era seperti saat ini, begitu banyak sektor kehidupan yang tidak terlepas dari peran serta dan penggunaan teknologi komputer, terkhusus pada bidang-bidang dan lingkup pekerjaan. Semakin hari, kemajuan teknologi komputer, baik dibidang piranti lunak maupun perangkat keras berkembang dengan sangat pesat, disisi lain juga berkembang kearah yang sangat mudah dari segi pengaplikasian dan murah dalam biaya. Solusi untuk bidang kerja apapun akan ada cara untuk dapat dilakukan melalui media komputer, dengan catatan bahwa pengguna juga harus terus belajar untuk mengiringi kemajuan teknologinya. Sehingga pada akhirnya, solusi apapun teknologi yang kita pakai, sangatlah ditentukan oleh sumber daya manusia yang menggunakannya.

Rumah Sakit, sebagai salah satu institusi pelayan kesehatan masyarakat akan melayani traksaksi pasien dalam kesehariannya. Pemberian layanan dan tindakan dalam banyak hal akan mempengarui kondisi dan rasa nyaman bagi pasien. Semakin cepat akan semakin baik karena menyangkut nyawa pasien.

Semakin besar jasa layanan suatu rumah sakit, akan semakin kompleks pula jenis tindakan dan layanan yang harus diberikan yang kesemuanya harus tetap dalam satu koordinasi terpadu. Karena selain memberikan layanan, rumah sakit juga harus mengelola dana untuk membiayai operasionalnya.

Melihat situasi tersebut, sudah sangatlah tepat jika rumah sakit menggunakan sisi kemajuan komputer, baik piranti lunak maupun perangkat kerasnya dalam upanya membantu penanganan manajemen yang sebelumnya dilakukan secara manual.

B. Sistem Informasi Rumah Sakit

Pada umumnya saat ini sistem informasi yang ada di beberapa rumah sakit dapat digambarkan sebagai berikut:

  1. Masing-masing program memiliki sistem informasi sendiri yang belum terintegrasi. Sehingga bila diperlukan informasi yang menyeluruh diperlukan waktu yang cukup lama.
  2. Terbatasnya perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) di berbagai jenjang, padahal kapabilitas untuk itu dirasa memadai.
  3. Terbatasnya kemampuan dan kemauan sumber daya manusia untuk mengelola dan mengembangkan sistem informasi
  4. Masih belum membudayanya pengambilan keputusan berdasarkan data/informasi.
  5. Belum adanya sistem pengembangan karir bagi pengelola sistem informasi, sehingga seringkali timbul keengganan bagi petugas untuk memasuki atau dipromosikan menjadi pengelola sistem informasi.

Sistem Informasi Rumah sakit harus dibangun untuk mengatasi kekurangan maupun ketidakkompakan antar unit kerja. Dalam melakukan pengembangan sistem informasi secara umum, ada beberapa konsep dasar yang harus dipahami oleh para pengembang atau pembuat rancang bangun sistem informasi (designer). Konsep-konsep tersebut antara lain:

1. Sistem informasi tidak identik dengan sistem komputerisasi

Pada dasarnya sistem informasi tidak bergantung kepada penggunaan teknologi komputer. Sistem informasi yang memanfaatkan teknologi komputer dalam implementasinya disebut sebagai Sistem Informasi Berbasis Komputer (Computer Based Information System).

Yang dimaksudkan dengan sistem informasi adalah sistem informasi yang berbasis komputer. Isu penting yang mendorong pemanfaatan teknologi komputer atau teknologi informasi dalam sistem informasi suatu organisasi adalah :

  1. Pengambilan keputusan yang tidak dilandasi dengan informasi.
  2. Informasi yang tersedia, tidak relevan.
  3. Informasi yang ada, tidak dimanfaatkan oleh manajemen.
  4. Informasi yang ada, tidak tepat waktu.
  5. Terlalu banyak informasi.
  6. Informasi yang tersedia, tidak akurat.
  7. Adanya duplikasi data (data redundancy).
  8. Adanya data yang cara pemanfaatannya tidak fleksibel.

2. Sistem informasi organisasi adalah suatu sistem yang dinamis.

Dinamika sistem informasi dalam suatu organisasi sangat ditentukan oleh dinamika perkembangan organisasi tersebut. Oleh karena itu perlu disadari bahwa pengembangan sistem informasi tidak pernah berhenti.

3. Sistem informasi sebagai suatu sistem harus mengikuti siklus hidup sistem

Seperti lahir, berkembang, mantap dan akhirnya mati atau berubah menjadi sistem yang baru. Oleh karena itu, sistem informasi memiliki umur layak guna. Panjang pendeknya umur layak guna sistem informasi tersebut ditentukan diantaranya oleh:

a. Perkembangan organisasi tersebut

Makin cepat organisasi tersebut berkembang, maka kebutuhan informasi juga akan berkembang sedemikian rupa sehingga sistem informasi yang sekarang digunakan sudah tidak bisa lagi memenuhi kebutuhan organisasi tersebut.

b. Perkembangan teknologi informasi

Perkembangan teknologi informasi yang cepat menyebabkan perangkat keras maupun perangkat lunak yang digunakan untuk mendukung beroperasinya sistem informasi tidak bisa berfungsi secara efisien dan efektif. Hal ini disebabkan:

  1. Perangkat keras yang digunakan sudah tidak di produksi lagi, karena teknologinya ketinggalan jaman (outdated) sehingga layanan pemeliharaan perangkat keras tidak dapat lagi dilakukan oleh perusahaan pemasok perangkat keras.
  2. Perusahaan pembuat perangkat lunak yang sedang digunakan, sudah mengeluarkan versi terbaru. Versi terbaru itu umumnya mempunyai feature yang lebih banyak, melakukan optimasi proses dari versi sebelumnya dan memanfaatkan feature baru dari perangkat keras yang juga telah berkembang.

Meskipun pada umumnya, perusahaan pengembang perangkat keras maupun perangkat lunak tersebut, mecoba menjaga kompatibilitas dengan versi terdahulu, namun kalau dilihat dari sisi efektivitasnya, maka pemanfaatan infrastruktur tersebut tidak efektif.

Hal ini disebabkan karena feature-feature yang baru tidak termanfaatkan dengan baik. Mengingat perkembangan teknologi informasi yang berlangsung dengan cepat, maka para pengguna harus sigap dalam memanfaatkan dan menggunakan teknologi tersebut.

Konsekuensi dari pemanfaatan teknologi informasi tersebut adalah:

  1. Dalam melakukan antisipasi perkembangan teknologi, harus tepat.
  2. Harus selalu siap untuk melakukan pembaharuan perangkat keras maupun perangkat lunak pendukungnya, apabila diperlukan.
  3. Harus siap untuk melakukan migrasi ke sistem yang baru.

Perkembangan perangkat komunikasi menyebabkan perubahan desain sistem perangkat keras yang digunakan, dari sistem dengan pola tersentralisasi menjadi sistem dengan pola terdistribusi. Pada pola terdistrubusi, kemampuan pengolahan data (computing power) di pecah menjadi dua, satu diletakkan pada komputer induk yang berfungsi sebagai pelayan (server) dan yang satu lagi diletakkan di komputer pengguna (client), desain ini disebut sebagai clientserver achitecture.

Kecenderungan perkembangan perangkat lunak, terutama perangkat lunak basis data (database), juga mengikuti perkembangan desain sistem perangkat keras tersebut diatas. Pada server diletakkan perangkat lunak back-end dan pada client diletakkan perangkat lunak front-end.

Perangkat lunak backend adalah perangkat lunak pengelola sistem basis data (database management system/DBMS), sedangkan perangkat lunak front-end adalah perangkat lunak yang dikembangkan dengan pemrograman visual berdasarkan 4GL dari DBMS tersebut atau dengan perangkat lunak antarmuka (interface) untuk berbagai DBMS seperti ODBC (open database connectivity).

c. Perkembangan tingkat kemampuan pengguna (user) sistem informasi.

Sistem informasi yang baik, akan dikembangkan berdasarkan tingkat kemampuan dari para pemakai, baik dari sisi :

1) Tingkat pemahaman mengenai teknologi informasi,

2) Kemampuan belajar dari para pemakai, dan

3) Kemampuan beradaptasi terhadap perubahan sistem.

Dari sisi pemakai, dikenal istilah end-usercomputing (EUC). EUC

adalah pemakai yang melakukan pengembangan sistem untuk keperluan dirinya sendiri. Mengingat bervariasinya kemampuan EUC dan sulitnya melakukan pemantauan serta pengendalian terhadap EUC, maka EUC akan menyebabkan masalah yang serius dalam pengembangan maupun dalam pemeliharaan sistem informasi.

Ancaman yang paling serius adalah adanya disintegrasi sistem menjadi sistem yang terfragmentasi.

4. Daya guna sistem informasi sangat ditentukan oleh tingkat integritas sistem informasi itu sendiri.

Sistem informasi yang terpadu (integrated) mempunyai daya guna yang tinggi, jika dibandingkan dengan sistem informasi yang terfragmentasi. Usaha untuk melakukan integrasi sistem yang ada didalam suatu organisasi menjadi satu sistem yang utuh merupakan usaha yang

berat dengan biaya yang cukup besar dan harus dilakukan secara berkesinambungan. Sinkronisasi antar sistem yang ada dalam sistem informasi itu, merupakan prasyarat yang mutlak untuk dapat mendapatkan sistem informasi yang terpadu.

Sistem informasi, pada dasarnya terdiri dari minimal 2 aspek yang harus berjalan secara selaras, yaitu aspek manual dan aspek yang terotomatisasi (aspek komputer). Pengembangan sistem informasi yang berhasil apabila dilakukan dengan mengembangkan kedua aspek tersebut.

Sering kali pengembang sistem informasi hanya memfokuskan diri pada pengembangan aspek komputernya saja, tanpa memperhatikan aspek manualnya. Hal ini di akibatkan adanya asumsi bahwa aspek manual lebih mudah diatasi dari pada aspek komputernya. Padahal salah satu faktor

penentu keberhasilan pengembangan sistem informasi adalah dukungan

perilaku dari para pengguna sistem informasi tersebut, dimana para pengguna sangat terkait dengan sistem dan prosedur dari sistem informasi pada aspek manualnya.

5. Keberhasilan pengembangan sistem informasi sangat bergantung pada strategi yang dipilih untuk pengembangan sistem tersebut.

Strategi yang dipilih untuk melakukan pengembangan sistem sangat bergantung kepada besar kecilnya cakupan dan tingkat kompleksitas dari sistem informasi tersebut. Untuk sistem informasi yang cakupannya luas dan tingkat kompleksitas yang tinggi diperlukan tahapan pengembangan seperti: Penyusunan Rencana Induk Pengembangan, Pembuatan Rancangan Global, Pembuatan Rancangan Rinci, Implementasi dan Operasionalisasi.

Dalam pemilihan strategi harus dipertimbangkan berbagai faktor seperti : keadaan yang sekarang dihadapi, keadaan pada waktu sistem informasi siap dioperasionalkan dan keadaan dimasa mendatang, termasuk antisipasi perkembangan organisasi dan perkembangan teknologi.

Ketidaktepatan dalam melakukan prediksi keadaan dimasa mendatang, merupakan salah satu penyebab kegagalam implementasi dan operasionalisasi sistem informasi.

6. Pengembangan Sistem Informasi organisasi harus menggunakan pendekatan fungsi dan dilakukan secara menyeluruh (holistik).

Pada banyak kasus, pengembangan sistem informasi dilakukan dengan menggunakan pendekatan struktur organisasi dan pada umumnya mereka mengalami kegagalan, karena struktur organisasi sering kali kurang mencerminkan semua fungsi yang ada didalam organisasi. Sebagai

pengembang sistem informasi hanya bertanggung jawab dalam mengintegrasikan fungsi-fungsi dan sistem yang ada didalam organisasi tersebut menjadi satu sistem informasi yang terpadu.

Pemetaan fungsi-fungsi dan sistem ke dalam unit-unit struktural yang ada di dalam organisasi tersebut adalah wewenang dan tanggungjawab dari pimpinan organisasi tersebut. Penyusunan rancang bangun/desain sistem informasi seharusnya dilakukan secara menyeluruh sedangkan dalam pembuatan aplikasi bisa dilakukan secara sektoral atau segmental menurut prioritas dan ketersediaan dana. Pengembangan sistem yang dilakukan segmental atau sektoral tanpa adanya desain sistem informasi yang menyeluruh akan menyebabkan kesulitan dalam melakukan intergrasi sistem.

7. Informasi telah menjadi aset organisasi.

Dalam konsep manajemen modern, informasi telah menjadi salah satu aset dari suatu organisasi, selain uang, SDM, sarana dan prasarana. Penguasaan informasi internal dan eksternal organisasi merupakan salah satu keunggulan kompetitif (competitive advantage), karena keberadaan

informasi tersebut:

  1. Menentukan kelancaran dan kualitas proses kerja,
  2. Menjadi ukuran kinerja organisasi/perusahaan,
  3. Menjadi acuan yang pada akhirnya menentukan kedudukan/peringkat organisasi tersebut dalam persaingan lokal maupun global.

8. Penjabaran sistem sampai ke aplikasi menggunakan struktur hirarkis yang mudah dipahami.

Dalam semua kepustakaan yang membahasa konsep sistem, hanya dikenal istilah sistem dan subsistem. Hal ini akan menimbulkan kesulitan dalam melakukan penjabaran sistem informasi yang cukup luas cakupannya.

Oleh karena itu, dalam penjabaran sering digunakan istilah sebagai berikut:

a. Sistem

b. Subsistem

c. Modul

d. Submodul

e. Aplikasi

Masing-masing subsistem dapat terdiri atas beberapa modul, masing-masing modul dapat terdiri dari beberapa submodul dan masingmasing submodul dapat terdiri dari beberapa aplikasi sesuai dengan kebutuhan.

Struktur hirarki seperti ini sangat memudahkan dari segi pemahaman maupun penamaan. Pada beberapa kondisi tidak perlukan penjabaran sampai 5 tingkat, misalnya sebuah modul tidak perlu lagi dijabarkan dalam sub-sub modul, karena jabaran berikutnya sudah sampai tingkatan aplikasi.

C. Outsourcing dalam Rancang Bangun (desain) Sistem Informasi Rumah Sakit

Pada dasarnya setiap rumah sakit memiliki sistem yang berbeda antara satu rumah sakit dengan rumah sakit lainya. Selain karena lokasi, bentuk fisik, jumlah SDM dan lain sebagainya, maka setiap rumah sakit akan menyesuaikan sistem kerjanya dengan kondisi yang ada.

Secara garis besar, rancang bangun sistem informasi rumah sakit dapat menggunakan dua cara, yaitu dengan dilakukan sendiri (insourcing) dan dilakukan oleh pihak lain yang memiliki kompetensi dibidang tersebut (outsourcing)

Pada dasarnya outsourcing di bidang IT adalah suatu perusahaan atau lembaga diluar rumah sakit yang memiliki kemampuan untuk membuat sistem informasi di Rumah Sakit. Pada umumnya mereka terdiri dari tiga bagian yaitu Programmer, System Analyst, dan Technical Support.

Menurut The 2001 Outsourcing World Summit, ada 6 alasan utama untuk Outsourcing :

  1. Reduce Cost / Mengurangi biaya (36%)
  2. Focus on Core / Fokus pada inti (36%)
  3. Improve Quality /  Meningkatkan kualitas (13%)
  4. Increase speed to market / Meningkatkan kecepatan ke pasar (10%)
  5. Foster Innovation / Membantu inovasi (4%)
  6. Conserver Capital / Menghemat modal (1%)

Dari data di atas, yang paling menjadi alasan utama untuk outsourcing adalah karenadapat mengurangi biaya dan fokus pada inti (fokus pada apa yang dikuasai).Namun demikian selain adanya keuntungan dari outsourcing, ada pula beberapa kelemahan, diantaranya adalah bahwa dengan outsourcing data kita menjadi mudah dibuka oleh pihak luar.

Dalam pelaksanaan rancang bangun sistem informasi rumah sakit pada dasarnya digunakan 4 pertanyaan sederhana sebagai berikut:

  1. Apa fungsi/tugas utama dari rumah sakit ?
  2. Apa objek/sasaran dari fungsi/tugas utama rumah sakit ?
  3. Dukungan operasional apa saja yang diperlukan oleh rumah sakit ?
  4. Sistem apa yang dibutuhkan untuk mengelola rumah sakit tersebut ?

Untuk menjawab secara umum, outsourcing IT akan dapat memberikan jawaban dengan mudah, namun demikian untuk mendapatkan jawaban yang spesifik sesuai dengan pelayanan di rumah sakit yang terkait, dibutuhkan masukan dan kerjasama antara pihak rumah sakit dengan outsourcing IT nya sehingga dapat dihasilkan bisnis proses yang baik sebagai landasan pembuatan program IT rumah sakit tersebut. Karena berdasarkan pertanyaan diatas, sesungguhnya dapat menjadi penjabaran sistem informasi rumah sakit sebagai berikut:

  1. Subsistem Layanan Kesehatan, yang mengelola kegiatan layanan kesehatan.
  2. Subsistem Rekam Medis, yang mengelola data pasien.
  3. Subsistem Personalia, yang mengelola data maupun aktivitas tenaga medis maupun tenaga administratif rumah sakit.
  4. Subsistem Keuangan, yang mengelola data-data dan transaksi keuangan.
  5. Subsistem Sarana/Prasarana, yang mengelola sarana dan prasarana yang ada di dalam rumah sakit tersebut, termasuk peralatan medis, persediaan obat-obatan dan bahan habis pakai lainnya.
  6. Subsistem Manajemen Rumah Sakit, yang mengelola aktivitas yang ada didalam rumah sakit tersebut, termasuk pengelolaan data untuk perencaan jangka panjang, jangka pendek, pengambilan keputusan dan untuk layanan pihak luar.

D. Kesimpulan

Sistem informasi rumah sakit adalah suatu sistem informasi yang komplek yang membutuhkan perhatian khusus dalam pembuatannya. Namun jika sudah berjalan, hanya diperlukan pemeliharaan yang prosesnya tidak serumit pada saat pembuatannya.

Dengan outsourcing, maka Rumah Sakit tidak perlu memberi gaji setaraf pakar yang dapat menyusun sistem informasi rumah sakit seumur masa kerjanya yang tentunya akan menjadi mahal dalam perhitungan proses pengadaan sistem informasi rumah sakit. Selain itu manajemen akan menjadi lebih focus, karena manajemen hanya menganggarkan sesuai dengan kontrak kerja untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Namun demikian, outsourcing tidak dapat dilepas begitu saja untuk membuat program yang diinginkan. Tetap perlu keterlibatan orang dalam rumah sakit untuk sama-sama menyusun perencanaan dan bisnis proses sehingga produk akhir yag dihasilkan dapat sesuai dengan kebutuhan rumah sakit.

SUMBER : http://yudha.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/outsourcing-sistem-informasi-rumah-sakit/

Hits: 1896